Você que é proprietário de hotel ou pousada, já pensou alguma vez em como controlar suas finanças de forma mais eficiente?
O mercado de hotelaria no Brasil movimenta mais de R$ 19 bilhões e possui cerca de 17 mil meios de hospedagens em atividade.
No entanto, saber quanto se gasta, qual é o faturamento real e se o negócio está de fato dando lucro, nem sempre é uma tarefa trivial para quem administra hotéis e pousadas.
Isso porque, as receitas e despesas acontecem o tempo todo, e controlar tudo isso manualmente pode consumir horas preciosas que poderiam ser dedicadas a outras áreas estratégicas.
Além disso, erros na contabilidade podem levar a problemas com o fisco e comprometer a saúde financeira do estabelecimento no longo prazo.
Por isso, dominar algumas noções básicas de contabilidade hoteleira é fundamental tanto para donos quanto para gerentes.
Neste artigo você vai entender exatamente o que é contabilidade hoteleira, suas principais áreas e processos, os controles-chave que não podem faltar, as melhores práticas adotadas por hotéis de sucesso e os relatórios essenciais para tomar decisões assertivas baseadas em dados reais.
Ao final da leitura, você terá uma visão 360 sobre este tema tão importante para a gestão de qualquer hotel ou pousada.
Vamos lá?
O que é contabilidade hoteleira?
A contabilidade hoteleira é o processo de registrar, organizar e resumir as transações financeiras de um meio de hospedagem como hotéis, pousadas, resorts e motéis.
Isso envolve o registro e o relatório das receitas obtidas, despesas incorridas, ativos adquiridos e obrigações assumidas por um estabelecimento hoteleiro.
Ela permite acompanhar com precisão o desempenho financeiro do hotel e suporta o processo de tomada de decisão da administração.
Além disso, atende a exigências legais como o pagamento de impostos e a prestação de contas.
Por que a contabilidade hoteleira é importante?
A contabilidade é crucial para hotéis e pousadas por três motivos principais:
- Permite controlar as finanças do negócio e saber se ele está lucrativo ou não, já que sem os números e demonstrações atualizadas, o gestor “navega no escuro”;
- Fornece informações importantes para a tomada de decisão, como para a precificação de diárias, compra de insumos, contratação de pessoal e aprovação de investimentos;
- Cumpre exigências fiscais e tributárias, evitando autuações, multas e outros problemas com o fisco que podem ser caros ao estabelecimento.
Principais áreas da contabilidade hoteleira
A contabilidade de um hotel ou pousada pode ser dividida em três grandes áreas:
Receitas:
Essa área registra e controla todas as receitas obtidas pelo hotel.
As principais são:
- Diárias de hospedagem
- Consumo de alimentos e bebidas
- Receitas de eventos, salas de reunião, business center etc.
- Lavanderia, telefonemas, frigobar e outras receitas
Despesas:
Aqui são registrados os gastos necessários para operar o hotel:
- Gastos com funcionários (salários, benefícios, encargos;
- Compras de alimentos, bebidas, amenities e materiais de limpeza;
- Contas de utilidades como energia elétrica, gás, água e telefone;
- Serviços de manutenção, reformas e melhorias;
- Comissionamento de agências e sites de reserva
Ativos, Passivos e Patrimônio:
Essa área registra bens e direitos do hotel (ativos), suas dívidas e obrigações (passivos) e o valor contábil do negócio (patrimônio líquido).
Controles contábeis importantes para hotéis
Além de registrar todas as transações, alguns controles-chave precisam ser feitos diariamente, como:
Controle de caixa:
O caixa registra entradas e saídas de valores em dinheiro.
É importante para:
- Registrar todo o movimento de caixa diariamente;
- Fazer fechamentos periódicos (diário ou semanal);
- Depositar o excesso de dinheiro em bancos
Contas a receber:
As contas a receber controla valores que clientes e outras empresas devem ao hotel.
Neste caso, é recomendável:
- Emitir notas fiscais rigorosamente;
- Conferir periodicamente recebíveis em atraso;
- Cobrar valores pendentes a receber
Controle de estoque:
O estoque monitora produtos como alimentos, bebidas, materiais de limpeza.
É preciso:
- Controlar todas as entradas e saídas;
- Fazer inventário físico frequentemente;
- Calcular e registrar o custo das mercadorias
Conferência de operações bancárias:
Conferir extratos bancários com os registros contábeis permite detectar inconsistências.
Práticas contábeis recomendadas para hotéis
Além dos controles diários, existem boas práticas de contabilidade que devem ser adotadas para assegurar a qualidade da informação financeira e a conformidade fiscal, são elas:
Padronização:
Tenha em mente que é essencial definir políticas, procedimentos e rotinas padronizadas para a execução da contabilidade do hotel e o preenchimento de formulários e registros.
Isso aumenta a confiabilidade dos dados.
Conferências frequentes de valores:
Fazer a conferência frequente entre os valores registrados pela contabilidade, e aqueles constantes em relatórios operacionais e extratos bancários, ajuda a identificar e corrigir erros e inconsistências rapidamente.
Análise dos números:
Não basta apenas registrar e conferir os dados.
É preciso analisar periodicamente os relatórios contábeis e de desempenho operacional e financeiro do hotel para obter insights importantes para a gestão.
Assessoria profissional:
Contar com uma assessoria contábil especializada garante que as demonstrações seguirão as normas contábeis, além de auxiliar no planejamento tributário do negócio.
Relatórios contábeis úteis para hotéis
Alguns relatórios contábeis são fundamentais para que os gestores possam acompanhar o desempenho financeiro do hotel e tomar decisões assertivas, são eles:
Demonstração de Resultados (DRE):
A DRE apresenta de forma resumida todas as receitas, despesas e o lucro/prejuízo líquido do hotel em um determinado período.
Isso permite avaliar a rentabilidade do negócio.
Balanço Patrimonial:
O Balanço Patrimonial exibe uma fotografia da situação econômico-financeira do hotel em uma data específica. Mostra ativos, passivos e o valor líquido do empreendimento.
Fluxo de Caixa:
O fluxo de caixa detalha todas as entradas e saídas de dinheiro (caixa e bancos), demonstrando a capacidade do hotel de honrar com suas obrigações financeiras.
Relatórios gerenciais:
Além dos demonstrativos formais, relatórios gerenciais sobre vendas, diárias, receitas por centro de resultado, ocupação, RevPar e outros KPIs são vitais para a administração do hotel.
Considerações sobre impostos na hotelaria
A atividade hoteleira está sujeita ao recolhimento de diversos impostos, que impactam diretamente no desempenho financeiro dos estabelecimentos.
Os principais são:
Impostos sobre vendas:
Hotéis devem recolher ICMS, ISS ou IPI sobre suas receitas de hospedagem, alimentação e outros serviços, conforme alíquota vigente em cada município.
Impostos sobre folha de pagamento:
Sobre a folha de salários, deve-se recolher INSS, FGTS e pis/cofins.
De igual forma, também há incidência de IRPF sobre salários e pró-labore.
Lucro real anual:
Hotéis que faturam acima de R$ 78 milhões no ano têm de apurar lucro real anual e pagar IRPJ e CSLL sobre o lucro.
Isso sem falar na obrigação de apresentar à Receita Federal os registros especiais de seu sistema contábil e financeiro.
Dada a complexidade tributária, a assessoria de um contador especialista em hotelaria é muito recomendável para garantir conformidade com obrigações fiscais e otimização de impostos.
Conclusão
Vimos que dominar conceitos e práticas de contabilidade hoteleira é fundamental para controlar custos, acompanhar resultados e tomar decisões acertadas à frente de um hotel ou pousada.
Entender o fluxo de receitas e despesas, realizar conferências frequentes, gerar demonstrativos contábeis e de desempenho operacional e contar com uma assessoria especializada são as estratégias mais recomendadas para quem quer colocar a “casa em ordem”.
Desta forma, é possível profissionalizar a gestão, evitar problemas fiscais, aumentar a lucratividade do negócio e garantir sua continuidade e crescimento de forma sustentável.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você.
Continue acompanhando nosso blog para mais dicas sobre gestão, finanças e contadoria para meios de hospedagem.
Um abraço e até a próxima!
